دفتر العناوين المشترك
دفتر العناوين المشترك
دفتر العناوين المشترك هو أداة تعاونية. يتمثل مبدأ وميزة مثل هذه الأداة في القدرة على مشاركة المعلومات التي يحتفظ بها كل عضو في الشركة. تتم مشاركة جهات الاتصال ويتم تحسين العديد من العمليات.
لماذا مشاركة دفتر العناوين الخاص بك؟
مطلوب من موظفيك الاتصال بانتظام بالعملاء والموردين لشركتك ويتم تخزين هذه المعلومات في دفتر العناوين الخاص بك؟
- الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف ، يمكنك اختيار المعلومات التي ترغب في مشاركتها وما تريد الاحتفاظ به خصوصًا.
كيف يعمل دفتر العناوين المشترك؟
إذا كنت تستخدم أداة تعاونية مثل eGroupWare أو Open Xchange ، فيجب على كل مستخدم تسجيل الدخول للوصول إلى دفتر العناوين المشترك. كصاحب عمل ، يمكنك إدارة حسابات المستخدمين ، مما يتيح الوصول إلى خيارات مختلفة وفقًا لملفات التعريف المختلفة (خيار للقراءة فقط / إضافة أو حذف جهات الاتصال).
- في المنزل ، كل مستخدم لديه إدخال مع دفتر العناوين الخاص به ، في متناول الجميع ، ويجوز له تعديل وإكماله. كمسؤول ، يمكنك إضافة أو حذف إدخالات في دفتر العناوين المشترك.
- لتوفير الوقت في إنشاء دفتر العناوين المشترك ، من الممكن استيراد دفتر عناوين موجود بالفعل.
- ترتبط بعض دفاتر العناوين بنظام المراسلة وهذا سيجلب المزيد من الفعالية للنظام.
قيود التوافق
إذا كان بعض زملائك يستخدمون برنامج عميل بريد إلكتروني مختلف (Thunderbird ، و Outlook ... إلخ) ، فقد تكون مشاركة دفتر جهات الاتصال لديك مزعجة. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام برنامج مجاميع.
مشاركة دفتر العناوين في Outlook
- قم بإنشاء مجلد جديد "جهات الاتصال المشتركة" في مجلدك العام في Outlook
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد "جهات الاتصال المشتركة" / الخصائص / "إذن الوصول" ، واختر الأشخاص الذين تريد مشاركة دفتر العناوين الخاص بك / تطبيق
- انسخ دفتر العناوين الخاص بك إلى المجلد العمومي / جهات الاتصال المشتركة
- أدخل العناوين التي تريد مشاركتها في مجلد "جهات الاتصال المشتركة".
- تعديل حقوق الوصول إلى مجلد "جهات الاتصال المشتركة"
- انقر بزر الماوس الأيمن على جهة الاتصال / الخصائص /
- "دفتر عناوين Outlook" / حدد الخيار "إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين للبريد الإلكتروني / تطبيق
- "إذن للوصول / اختيار المستويات لمختلف المستخدمين / تطبيق
- باستخدام طريقة المشاركة هذه ، ستظهر جهات الاتصال في مجلد "جهات الاتصال المشتركة" فقط.
مشاركة دفتر العناوين مع البرامج التعاونية
تسمح البرامج الجماعية أو البرامج التعاونية لموظفيك ، حتى عن بُعد ، بالعمل على نفس التطبيقات من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم عبر اتصال الإنترنت.
تتوفر العديد من حلول "المجاميع" في السوق:
- المجاميع
- OpenGroupware
- خادم فتح التبادل
- QSMS
- TelmatWeb
- جوالي
تتجاوز حلول البرامج الجماعية هذه وظيفة دفتر العناوين المشترك. يتيح لك البرنامج التعاوني إدارة جهات الاتصال الخاصة بك ، وكذلك مواعيدك ومشاريعك وفرقك ... إلخ.